Préambule : À la recherche d’une pieuvre tentaculaire qui souhaite évoluer dans le tourbillon des communications tout en ayant les pieds sur terre. De la réception des appels à l’estimation, à la facturation, en passant par le service à la clientèle et la gestion de projets en général, le (la) candidat(e) sera appelé(e) à remplir plusieurs fonctions qui feront que chaque journée sera unique !

POSTE POLYVALENT AVEC UNE ÉQUIPE DYNAMIQUE :

Agence Intégrale se dédie totalement à la réalisation des objectifs de croissance de sa clientèle et se positionne en partenaire du développement B2B et B2C. Notre expertise est particulièrement reconnue dans le soutien au positionnement et à la marque, le marketing, les médias, la création publicitaire, ainsi que le développement Web.

Vous avez de la personnalité, vous êtes habité(e) d’abord et avant tout par le sens de l’organisation, vous appréciez faire une différence au sein d’une petite équipe qui a de grandes ambitions ? Côtoyer des sourires, des gens animés par l’idée de faire une différence dans le milieu des communications et du marketing vous interpelle ?

Nous recherchons une personne qui souhaite apporter SA couleur à une équipe passionnée, motivée et dédiée et pour laquelle le mot impossible n’existe pas !

POUR VOTRE INFORMATION :

  • Entreprise de communication établie depuis plus de 20 ans sur la Rive-nord jouissant d’une très bonne réputation dans le milieu des affaires
  • Bel environnement de travail dynamique (en télétravail pour le moment vu COVID)
  • Accessible, près des autoroutes et de divers services, avec un vaste stationnement
  • Horaire régulier (40 h), salaire continu incluant 3 semaines de vacances payées au départ, car l’entreprise ferme ses bureaux 3 semaines dans l’année, soit 2 semaines durant les vacances de la construction en été et une semaine durant la période des Fêtes en hiver (sujet à discussion)

ADMINISTRATION :

  • Accueillir les clients et visiteurs (réception des appels et accueil sur place) – vous serez la voix et l’image de l’agence !
  • Participer aux différentes étapes du processus de prévente, préparer les contrats, appels d’offres, devis, etc.
  • Préparer la facturation et contrôler les frais selon les ententes établies sur les contrats
  • Rédiger, mettre en page, transmettre et faire le suivi : lettres diverses, textes promotionnels, offres de services, etc.
  • S’occuper des fournitures de bureau
  • Préparer, organiser ou offrir du soutien à d’autres tâches connexes à la demande de la direction (projets spéciaux)
  • Gérer la logistique de bureau : téléphone, clés, photocopieur, etc.
  • Gérer la correspondance (courrier et courriels) reliée à la comptabilité et à l’administration
  • Procéder à l’ouverture et fermeture de projet et faire le suivi des étapes
  • Préparer les rapports par projet, selon les demandes du directeur de projets ou de la direction
  • Préparer, envoyer et faire le suivi de facturation ou d’heures des projets aux clients
  • Préparer le dossier de facturation (comptabilisation des heures et frais facturables)
  • Vérifier les documents de l’agence, les entrées et faire les corrections nécessaires
  • Prendre en charge les relations fournisseurs (estimation, ententes, etc.)
  • Prendre en charge la coordination avec l’administration et faire les suivis pour certains projets – soutien à la production (dans le cas, par exemple de répétition de travaux)
  • Veiller au respect des échéanciers et des budgets établis pour les dossiers pris en charge
  • Gestion et suivi des comptes payables et recevables en collaboration avec la comptabilité externe
  • Travailler avec un logiciel de gestion de projets interne

SOUTIEN AUX VENTES :

  • Offrir du support à la responsable du développement des affaires
  • Tenir à jour les divers rapports

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES :

  • Top organisé(e)
  • Pensée matricielle nécessaire
  • Être confortable dans un environnement structuré avec procédures
  • Grande autonomie
  • Leadership
  • Être orienté(e) vers l’action et le mode SOLUTION
  • Esprit d’équipe – un must !
  • Sens de la négociation

COMPÉTENCES :

  • Étude et expérience en lien avec administration
  • Un atout : connaissance en imprimerie, Web, comptabilité de base
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit (révision de texte) et de l’anglais (fonctionnel)
  • Très bonne connaissance des principaux logiciels de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint) + logiciel de gestion de projet
  • Un atout : Connaissance environnement MAC
  • Capacité à travailler à un rythme soutenu et à respecter les échéanciers
  • Multitâche
  • Dynamique et énergique
  • Lieu de travail : Télétravail en ce moment / Blainville

Type d’emploi : Temps plein


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