Covid-19 – Liste de vérification du dirigeant efficace.

La crise du COVID-19 (C19) est complexe et impacte tous les entrepreneurs, leurs employés, leurs clients et leurs fournisseurs.

La réalité actuelle, en constante mouvance, sort complètement les chefs d’entreprises et les gestionnaires de leur zone de confort. Ils sentent l’urgence d’agir, de développer et de déployer rapidement un plan d’action efficace pour couvrir tous les aspects de la crise, et surtout, de protéger le mieux possible l’entreprise des impacts négatifs à moyen et long termes.

Dans ce contexte inhabituel, nous avons eu plusieurs séances de travail avec nos clients et entrepreneurs sur l’approche que les équipes de gestion doivent emprunter pour définir rapidement le plan d’action C19. La problématique est généralisée dans la communauté d’affaires et l’Agence Intégrale souhaite partager une liste de vérification générique pour vous aider à construire votre propre plan, en vous assurant de couvrir les enjeux les plus importants.

Direction de l’équipe de gestion

• L’équipe de direction a-t-elle tenu des séances de travail tactique pour :
  – Identifier les principaux risques et scénarios pour la santé et le bien-être des employés, des clients et des fournisseurs?
  – Identifier les principaux risques et scénarios pour l’entreprise, les projets et les clients actuels et à venir?
  – Identifier les principaux risques et scénarios concernant le développement financier au sein de l’organisation dans un avenir proche? Quels sont les partenaires clés liés à cet aspect? (Clients, fournisseurs, actionnaires, financiers)

• L’équipe dirigeante tient-elle des réunions quotidiennes et hebdomadaires en prévision d’éventuels développements? Fait-elle les liens nécessaires avec d’autres membres d’une équipe de crise interne?
• Une stratégie de communication a-t-elle été développée avec les chefs d’équipes pour tous les partenaires clés de l’organisation, incluant les employés?

Tirez le meilleur parti de la collaboration interne

• Vos équipes ont-elles un plan d’action avec des objectifs, des tâches et une vision claire pour l’avenir prévisible
• Quels indicateurs de performance (KPI) devraient être envoyés aux employés dans un avenir prévisible?
• Existe-t-il des consignes pour les employés en matière d’hygiène personnelle et sociale?
• Avez-vous un consensus pour des réunions physiques? Comment maintenez-vous une ambiance positive à distance? (High Five, AirHugs, Corona Box et Elbow Bumps)
• Avez-vous des accords en place concernant le travail virtuel en groupe, les réunions à distance et la répartition des tâches permettant à tous de garder la vue d’ensemble et d’assurer la gestion des tâches? Des logiciels comme Team, Slack, Align et Asana sont très utiles, voire essentiels dans les circonstances actuelles.
• Faites la liste des systèmes qui seront utilisés et répartissez les rôles. Tout le monde est à bord? Évitez trop de systèmes/outils différents.
• Quelle sera votre politique concernant les congés pour soins de santé et qu’attendez-vous de vos employés?
• Est-ce que tout le monde a un plan personnel sur la façon de gérer des problèmes tels que les soins aux enfants, les soins aux autres, les vacances/congés sabbatiques, le travail à domicile, etc.?
• Faut-il demander une réduction des heures de travail? Connaissons-nous les règles? Qui doit faire la demande?
• Est-il nécessaire d’anticiper les renouvellements ou les résiliations de contrats? Avons-nous toutes les informations contractuelles disponibles et savons-nous comment agir?
• Y a-t-il des projets, innovations et améliorations prévus au plan stratégique et en attente depuis un certain temps qui pourraient être relancés dans le contexte actuel?

Focus sur le client et l’entreprise

• Que devons-nous communiquer aux clients? Par quels canaux, quand et à quelle fréquence?
• Connaissons-nous le statut de nos clients et leurs considérations de nos services et produits? Quelqu’un est-il responsable de la collecte de ces informations client?
• Quels chiffres/données/dates devons-nous obtenir ou perfectionner pour nos actions futures? (Par ex. : $/commande, nombre de visites web, nombre de soumissions transmises, taux de conversion, % de marge brute, nombre de nouveaux clients, ventes par territoire, ventes par gamme de produits, NPS score, etc.).
• Comment gérons-nous nos processus de ventes? Que pouvons-nous faire pour nos clients en ce moment? Que pouvons-nous faire pour continuer à bouger?
• L’équipe de vente est-elle formée et informée sur la manière de construire activement le pipeline de ventes pour des temps meilleurs, afin de pouvoir reprendre rapidement le travail lorsque l’entreprise entreprendra sa relance?
• Avez-vous réfléchi à la manière dont les projets, les commandes et les activités clients peuvent se poursuivre dans le contexte actuel (à réaliser à court terme)? L’ajustement des propositions et du marketing est-il fait?
• Quelle sera notre politique concernant les changements d’activités, les demandes de report de paiements, le report de livraisons?

Focus sur la chaîne d’approvisionnement

• Avons-nous un aperçu de l’activité des fournisseurs, partenaires et autres membres de notre chaîne? Quels sont les risques? Que devons-nous surveiller?
• Quels sont nos risques contractuels?
• Avons-nous suffisamment de stock et d’autres options de livraison?
• Quels KPI devons-nous gérer? Et à qui incomberont-ils? (Par ex. : valeur inventaire, commandes en transit, jours d’inventaire, % de commandes à court terme ou fill rate%, $ comptes fournisseurs ou nombre de jours, coûts de transport, rabais volume, délais de réapprovisionnement. La tâche est habituellement répartie entre les départements des achats, de la logistique et des opérations.

Un œil de faucon sur l’argent

• Avons-nous formé une équipe (incluant des conseillers tels que comptable, fiscaliste, avocat) pouvant nous accompagner dans un proche avenir avec les problèmes de trésorerie?
• Sommes-nous clairs sur ce que nous pouvons économiser en ce qui concerne les coûts à court terme? Et à moyen et long terme?
• Comment pouvons-nous optimiser notre cycle de conversion de trésorerie dès maintenant? Prendre en compte les paiements anticipés?
• Quelles sont nos options de financement à court terme? Le gouvernement a-t-il établi une garantie pour les prêts aux PME à utiliser dans ce type de situations?
• Avons-nous une politique de débit stricte et quelles mesures pouvons-nous / devons-nous prendre maintenant? Peut-on conclure des accords avec les créanciers? Les clients?
• Connaissons-nous les mesures fiscales mises à notre disposition et la manière de les utiliser (prêts, reports, etc.)?

Accrochez-vous à la croissance

• Y a-t-il des actions qui peuvent être mises en œuvre pour augmenter les ventes dans quelques mois? Dans notre stratégie, quelles sont les plus grandes opportunités de cette baisse économique?
• Quels obstacles à la croissance pouvons-nous surmonter maintenant ou à long terme en raison de cette situation?
• Y a-t-il des segments de clients ou des industries plus potentielles à la croissance dans les circonstances?

En fin de compte, gardez à l’esprit les 3R : RÉPONSE, REPRISE, RELANCE.

Ce sont les trois phases à gérer dans le temps. Il faudra du doigté, de la résilience et un bon flair d’entrepreneur pour gérer la transition vers la normalité.

La 1^reest la phase de RÉPONSE, rapide, où des actions radicales sont prises pour protéger l’entreprise.

La 2^ephase est la REPRISE, lorsque la courbe des cas d’infection fléchira vers le bas, ce qui entraînera la réembauche du personnel et le placement des commandes aux fournisseurs.

Finalement la 3^ephase, la RELANCE, où les clients vont massivement commander pour rehausser leur niveau de stock et reprendre leurs activités. La gestion du flux de trésorerie sera capitale et sera l’élément déterminant dans ce processus.

La situation actuelle fait appel à notre résilience comme jamais, comme être humain et comme chefs d’entreprise. La collaboration entre entrepreneurs et le partage des meilleures pratiques dans le contexte actuel permettra à toute la communauté d’affaires du Québec de revenir en force, avec, parions-le, de meilleurs leaders encore!

Nous pouvons vous aider.
Ça va bien aller.

< Cette liste est également disponible, sur demande, en format PDF. >

Luc H. Robert
Associé principal – Agence Intégrale
Coach et stratège, certifié Scaling Up